Strammer grepet om økonomien ved UiT

På sitt aller første styremøte ved UiT Norges arktiske universitet i fjor høst tok både styreleder Marianne Johnsen og rektor Dag Rune Olsen til orde for bedre økonomistyring ved universitetet.

Bakgrunnen var at universitetet over tid har hatt problemer med å balansere aktivitetsnivået sitt slik at avsetningene, eller «penger på bok», verken blir altfor høye eller for lave.

Vil gi rektor mer kontroll

På møtet neste uke vil styret få et forslag til instruks på bordet som gir rektor utvidete fullmakter og sterkere kontroll med pengebruken på universitetet.

Styreleder Marianne Johnsen er fornøyd med at saken kommer til styret nå.

— Dette er absolutt en sak jeg er opptatt av og har bedt om å få på bordet, sier Johnsen.

Hun ønsker likevel ikke å kommentere endringene som foreslås før hun har fått diskutert dem med styrekollegene på styremøtet, som er 30. september.

Risikerer negative avsetninger

Lenge hadde UiT svært høye avsetninger og lå på topp blant universiteter og høgskoler, målt i kroner, med 457 millioner på bok ved inngangen til 2019.

Siste regnskapsrapport, som ble lagt fram i juni, viste at avsetningene hadde minket kraftig og var på 111,6 millioner kroner. Hvis aktivitetsnivået opprettholdes ut året vil alt være brukt opp og det er risiko for at UiT ikke klarer å lever et regnskap i balanse, går det fram av rapporten.

Både Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi og Avdeling for bygg og eiendom lå på det tidspunktet an til betydelige negative avsetninger.

Negative avsetninger er et begrep som er blitt godt kjent i forbindelse med den økonomiske krisen i Forskningsrådet og som innebærer at man har et merforbruk utover årets bevilgning pluss det man har «på bok» i form av ubrukte midler (avsetninger) fra tidligere år.

Debatt ● Arvid Hallèn

Avsetningenes forbannelse og krisens muligheter

Utvidede fullmakter

Ifølge forslag til endret instruks for økonomiforvaltning blir det rektor som skal godkjenne det endelige budsjettet for fakulteter og andre enheter ved universitetet. I dag er det slik at de får en økonomisk ramme fra universitetsstyret og det er fakultetsstyrene og enhetene selv som godkjenner budsjettet.

Rektor skal dessuten ha tettere og mer systematisk dialog med de interne budsjettenhetene gjennom hele året. Han får dermed mer kontroll og myndighet over nivået på pengebruken.

Skal ikke detaljstyre økonomien

UiT-direktør Jørgen Fossland har ledet en arbeidsgruppe som har sett på ulike tiltak for å styrke økonomistyringen ved universitetet, der et av tiltakene er å gi rektor utvidet kontroll med pengebruken.

Han understreker at dette ikke innebærer at rektor skal realitetsbehandle eller overprøve fakultetenes forslag til fordeling av midler, heller ikke at rektor skal kunne inndra eller omfordele midler som styret har tildelt.

— Forslaget handler om at rektor skal godkjenne nivået på den samlede pengebruken som fakultetene og de andre enhetene legger opp til i sine budsjettvedtak, påpeker han.

Ifølge saksframlegget til universitetsstyret gir dagens budsjettinstruks ved UiT vide fullmakter til de interne enhetene til å planlegge og vedta egne budsjetter. Dette er en del av den interne rammestyringen, der universitetsstyret tildeler fakultetene en ramme som de disponerer og de får vanligvis ta med sine avsetninger til neste år.

Det er gode grunner for fortsatt å ha rammestyring som hovedprinsipp i økonomiforvaltningen ved UiT, ifølge saksframlegget, men det påpekes at de nye avsetningskravene gjør det nødvendig med sterkere kontroll for å ivareta helhetlige hensyn i større grad.

Må havne mellom 0 og 5 prosent

Fossland sier at bakgrunnen for endringen er nettopp regjeringens nye avsetningskrav, som innebærer at universiteter og høgskoler ikke får ha mer enn 5 prosent i avsetninger til andre formål enn investeringer.

ubrukte midler

Rekord: Universiteter og høgskoler med 4,3 ubrukte milliarder på bok

Kravet gjelder for universitetet totalt sett, ikke for det enkelte fakultet eller avdeling.

— Dette er en viktig del av bakgrunnen. Vi må drive økonomistyring slik at vi greier å avslutte året med mellom 0 og 5 prosent i avsetninger. For å få det til legger vi opp budsjettåret slik at det en tett og systematisk dialog mellom rektor og enhetene og at det blir rektor som foretar den endelige godkjenningen av budsjettene, sier han.

Han opplyser at dette i dag kun skjer i de tilfellene der det er fare for negative avsetninger ved et fakultet eller annen enhet, altså at man ender med avsetninger på under null.

— Vi må passe på at institusjonen som helhet ikke ender under null ved utgangen av året. Det er bakgrunnen for at vi ønsker et bedre budsjettarbeid, sier han.

Nye regler for avsetninger

Ubrukte midler fortsatt å hope seg opp i sektoren som helhet. Tall som Khrono samlet inn ved inngangen til 2022,P viste at statlige universiteter og høgskoler hadde 4,3 ubrukte milliarder. Av dette var 2,8 milliarder avsatt til investeringer.

I 2020 ble det nye reglementet for avsetninger for universiteter og høgskoler fastsatt. Fra og med regnskapsåret 2021 skal alt over 5 prosent som er avsatt til såkalte «andre formål» tilbakeføres til statskassen. Dette gjelder altså ikke penger som er avsatt i investeringer. For disse er det ingen øvre grense, men de må inngå i en investeringsplan som er vedtatt av styret.

pengebruk

Vedtar planer for ubrukte midler