Statens systemer dyrere enn å gjøre jobben selv

Mens de fire eldste universitetene (BOTT, som tilsvarer universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) har besluttet å ta i bruk statens egen løsning for økonomi- og personalsystem, vedtok 17 andre universiteter og høgskoler å sette beslutningen på vent.

Nå gir Kunnskapsdepartementet de såkalte «UH-17» full støtte når det gjelder å vente eller ikke ta i bruk statens egne systemer for økonomi og såkalt lønnsnær HR.

Systemene er utviklet og leveres av statens eget Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Kostnaden på utviklingen er opplyst til drøye 150 millioner kroner. i tillegg kommer drift.

Universitetet i Bergen hadde store problemer med den såkalte bestillingsdelen av systemet. UiO har nå startet bruken av systemene, uten at det er rapportert om større feil.

It-trøbbel

17 universitet og høgskoler setter statens IT-system på vent

Dyrere med DFØ

— Dette er fortsatt en åpen beslutning for de institusjonene det gjelder. Derfor ønsker vi en ekstern gjennomgang for å se fordeler og ulemper med de ulike alternativene, sier avdelingsdirektør Peter Olgyai i Kunnskapsdepartementet.

Han legger ikke skjul på at et felles økonomi og såkalt lønnsnær HR-system for hele universitets- og høgskolesektoren ville ha mange fordeler. Men ikke for enhver pris.

— Med den informasjonen vi har nå kan det se ut som DFØ-systemene er dyrere enn den løsningen som de 17 har nå. Med en ekstern gjennomgang vil vi få verifisert dette, sier Olgyai.

Ekstern utredning

Kunnskapsdepartementet har sendt brev til den såkalte UH-17-grupperingen som består at 17 universiteter og høgskoler, som ikke er er den del av samarbeidet mellom de fire eldste universitetene (BOTT). Mens BOTT har besluttet å ta i bruk DFØ-systemene, har de 17 institusjonene varslet at de vil pause arbeidet med en eventuell overgang til systemene som statlige DFØ har utviklet og drifter. Og ser for seg en utsettelse av beslutningen i 3-4 år.

I brevet skriver Kunskapsdepartementet: «Departementet er enig i at beslutningen bør utsettes. Departementet støtter også anbefalingen om at UH-17 i mellomtiden intensiverer samarbeidet seg i mellom på økonomiområdet og videreutvikler dagens løsning.»

Departementet vil også ha utredet hvordan kvaliteten på DFØs systemer er i forhold til UH-17 sine løsninger i dag.

— En ekstern gjennomgang må også avdekke hvilke fordeler og ulemper som finnes når det gjelder kvalitet. Her kan det nok også trekkes erfaringer fra BOTT som allerede er i ferd med å innføre DFØ-systemene, sier Peter Olgyai.

Samlet løsning

Han ser for seg at UH-17 bør finne en felles løsning. I dag bruker de blant annet løsninger levert av Unit (Direktoratet for IKT og fellesløsninger i høyere utdanning og forskning).

— Det er uansett slik at det vil være en fordel om så mange institusjoner opptrer samlet. Om noen vil gå over til DFØ, vil det være dyrt at noen andre skal fortsette å bruke Unit-løsningen, sier avdelingsdirektøren.

it-trøbbelet

17 universitet og høgskoler bremser: — Ingen dramatikk

— Kan det bli aktuelt å tvinge de 17 over på DFØ-systemene?

— På generelt grunnlag om noen institusjoner kan tvinges til å velge en DFØ-løsning, er svaret ja. Men det er langt i fra sikkert at det blir aktuelt. Vi skal både ha en ekstern vurdering av fordeler og ulemper og det er viktig for oss hvordan de selv vurderer systemene, sier Olgyai.

Ikke mange ansatte

Han ser ikke for seg en beslutning før mot slutten av 2022.

— Dette er store, kompliserte prosesser. Samtidig som det finnes løsninger hos de enkelte i dag som kan være spesifikke på akkurat deres behov. Om en felles løsning vil gi dem akkurat de tjenestene de har behov for, eller om de må ofre noe på standardiseringens alter er også et viktig spørsmål å avklare, sier Peter Olgyai.

— Dersom de 17 universitetene og høgskolene velger DFØ, vil det bety at arbeidsplasser innenfor økonomi og HR blir overflødige hos de aktuelle institusjonene?

— Det gjelder ikke mange ansatte, og er ikke en stor del av denne beslutningen. I så fall ville det være mulig å skaffe alternativt arbeid til dem det gjelder, sier Peter Olgyai.

Ikke overbevisende

NMBU-direktør Lars Atle Holm er leder i programstyret som UH-17 har satt ned i forbindelse med anskaffelsen av nytt lønns- og økonomisystem.

— Jeg setter pris på at Kunnskapsdepartementet ser vår side av denne saken. Vi har sagt at vi trenger mer tid til å vurdere valget mellom DFØ og å gjøre jobben selv. Det har vi fått støtte for, sier Holm.

bott-samarbeidet

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

— Er det slik at det er mye penger å spare ved å bruke DFØ sine systemer?

— Det bildet er uklart, vil jeg si, og derfor må vi finne ut mer om konsekvensene. Det er slik at verken på kvalitet eller pris er det noen overbevisende fakta med tanke på å fortsette som vi gjør nå, eller gå over til DFØ, sier Lars Atle Holm.

Han understreker at det ikke er noen klare alternativer.

— Normalt tar man valg om å bytte til noe nytt fordi det er en større fordel enn løsningene vi har i dag. Her er vi imidlertid ikke overbevist om det, sier NMBU-direktøren.

• Les også fra 2018: Skepsis til felles it-systemer