Nye it-systemer gir trøbbel for lønnsutbetaling

1. januar 2021 satte Universitetet i Bergen i gang med implementering av nytt lønns- og økonomisystem levert av Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ).

Barnesykdommene og utfordringene meldte seg raskt, og etter en måned har man fortsatt problemer. Det er særlig knyttet til lønnssystemet at det meldes om mange feil i Bergen, blant de alvorlige er at man har problemer med å utbetale lønn til deltidsansatte og honorarbaserte lønnsmottakere.

I utgangspunktet skulle både Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo over på ny løsning for økonomi og lønn 1. januar, men i fjor sommer valgte Universitetet i Oslo å utsette oppstart til 1. mai.

1. januar 2022 skal så NTNU og UiT Norges arktiske universitetet over i samme løsning. Samtlige tre andre universiteter forteller til Khrono at de følger prosessen i Bergen nøye.

— Krevende situasjon fram til nå

På styremøtet ved Universitetet i Bergen torsdag 4. februar orienterte seksjonssjef i økonomiavdelingen, Per Arne Foshaug, om situasjonen.

— Vi må si at vi har hatt en krevende situasjon fram til nå, sa Foshaug til styret.

Han poengterte at det er et omfattende prosjekt det er snakk om, men at oppstarten slett ikke har gått på skinner. Han legger til at UiB valgte å gå på lufta allerede fra 1. januar, selv om man visste at det var en risiko for forsinkelser og oppstartsproblemer.

— Det som handler om budsjett og prosjektøkonomi fungerer bra. Der vi har hatt størst utfordringer er på bestilling og lønn, fortalte Foshaug.

Han legger til at mye knyttet til lønn har fungert, men at det særlig når det gjelder timelønnede og honorarbaserte lønnsmottakere man har slitt, og her er man ikke i mål.

Foshaug er likevel rimelig sikker på at de skal få lønna si i tide i februar, fordi man nå klarer å fange opp feilen og rette den opp før selve lønnsutkjøringen starter.

Del av nasjonal satsing

Det nye systemet er en resultat av at flest mulig administrative tjenester skal etableres som fellestjenester for universiteter og høgskoler. Det er en sentral del av digitaliseringstrategien for sektoren.

Det er etablert prosjekter for økonomi og lønn, saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning, strategisk HR og beslutningsstøtte.

Initiativene ved Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, UiT Norges arktiske universitet og NTNU, det såkalte BOTT-samarbeidet, ligger til grunn for den videre utvikling av disse fellestjenestene som skal realiseres i hele sektoren etterhvert.

Følger situasjonen svært nøye

Khrono spurte universitetsdirektøren ved Universitetet i Oslo (UiO) om hva de tenkte om utfordringene i Bergen i midten av januar.

Arne Benjaminsen svarte da:

— UiO arbeider målrettet og planmessig mot oppstart 1. mai 2021, slik UiO besluttet den 1. juli 2020. Hovedaktivitetene fram mot oppstart er opplæring av ansatte som skal ha roller i den nye løsningen fra 1. mai, konvertering av data og oppfølging av resterende leveranser fra DFØ. Vi følger utviklingen i Bergen tett med både UiB og DFØ, svarte Benjaminsen.

Jørgen Fossland, universitetsdirektør ved UiT Norges arktiske universitet, som skal i gang med løsningen fra 2022, svarer følgende til Khrono:

— UiT er bekymret over forsinkelsene og de utfordringene det skaper ved UiB. I likhet med de andre BOTT- institusjonene er vi opptatt av at DFØ må få til stabile leveranser til UiB så raskt som mulig.

Opptatt av stabile leveranser raskt

Økonomisjef, Ingrid Volden, svarer på vegne av NTNU at NTNU er klar over de utfordringene dette skaper ved UiB.

— I likhet med de andre BOTT- institusjonene er vi opptatt av at DFØ må få til stabile leveranser til UiB så raskt som mulig. Innføringsprosjektet ved NTNU har god framdrift i arbeidet, svarer Volden.

Volden forteller at ved NTNU etablerte i fjor høst et innføringsprosjekt som planlegger overgang til det nye systemet fra DFØ ved årsskiftet 2021/2022.

— Arbeidet er godt i rute og vi holder tidsplanen. Dette blir en stor omlegging både av teknologi og av arbeidsformer. Så langt har ikke vi støtt på større problemer. Den tekniske infrastrukturen er noe forskjellig hos BOTT-universitetene, men dagens systemer ved NTNU er ganske lik de man tidligere brukte ved UiB, forteller Volden.