Forskere fortviler: Bruker utallige timer og tusener av kroner på å søke om opphold i Norge

Brussel (Khrono): I starten av mars fikk førsteamanuensis Aaron Hess ved Arizona State University en hyggelig beskjed. Han var blitt tildelt stipend for ett års opphold i Norge, ved Universitetet i Bergen. Nå begynte forberedelsene for å få tobarnsfamilien over Atlanteren.

Lite ante han den gang at han flere måneder senere i et nervøst øyeblikk skulle sjekke muligheten for nødpass. Dette etter å ha brukt flere titalls timer på å søke om visum til Norge.

— Det har vært frustrerende, sier Hess til Khrono etter at han endelig er på plass i Bergen.

Saksbehandlingen ble privatisert

Hess er ikke alene om å uttrykke frustrasjon. På kontoret hos Fulbright Norge i Oslo har de mottatt en rekke meldinger fra forskere og studenter som fortviler over noe så tilsynelatende enkelt som å få levert dokumentene som trengs for å søke om visum og oppholdstillatelse.

Hess anslår overfor Khrono at han har brukt et sted mellom 60 og 80 timer på å få levert dokumentene.

Det koster ikke bare tid. Senest forrige uke fikk Fulbright-kontoret melding fra en annen person som har brukt nær 14.000 kroner på reise og et tre dagers opphold milevis fra eget hjem, for å få levert sine papirer.

La oss ta et steg tilbake.

I flere tiår har Fulbright Norge gitt stipender til forskere og studenter i USA for opphold ved norske universiteter.

Når de skulle søke om opphold i Norge kunne de tidligere levere nødvendige dokumenter til enten den norske ambassaden i Washington, et av tre norske konsulater eller et av 37 honorære konsulater i USA. Til sammen 41 kontorer.

Da Hess og 30 andre skulle søke om oppholdstillatelse etter å ha fått stipender fra Fulbright tidligere i år, hadde dette endret seg. Mottakelsen av dokumenter for de som søkte om visum var privatisert, den var satt ut til VFS Global, et selskap som nå gjør det samme arbeidet for myndigheter over hele verden.

Papirene måtte nå leveres til ett av fem VFS-kontorer i USA.

Det er møtet med dette selskapet flere nå er frustrert over.

Dette er selvsagt bare en del av et større bilde. 31 personer har kommet til Norge gjennom Fulbright denne høsten, og denne historien handler om deres møter med det private selskapet som er mellomledd for den norske staten. Det er langt flere enn disse som må via VFS Global når de søker om oppholdstillatelse i Norge.

Begynner å bli «a little crazy»

Hess sin fortelling er beskrivende for det også andre av de 31 forskerne og studentene forteller.

Vel vitende om at det kan ta noen måneder å få behandlet en søknad om oppholdstillatelse, tok Hess kontakt med VFS Global i slutten av mars for å finne ut hvordan han kunne få gjort en avtale.

— Det er da ting begynner å bli «a little crazy», forteller Hess.

For å levere dokumentene må du skaffe deg en avtale og møte opp personlig på det nærmeste kontoret til VFS Global. For Hess sin del var dette i San Francisco, en tolv timer lang kjøretur unna fra familiens hjem i Phoenix.

Overfor Khrono beskriver han et møte med en nettside som stadig krasjet og en kalender der du kan booke avtaler han tidvis ikke fikk adgang til.

— Det var frustrerende bare å få satt i gang prosessen, sier han.

Når han endelig kommer seg inn i kalendersystemet sliter han med å få booket en avtale for hele familien, selv om det opplyses at du kan ha opptil fem personer på en avtale. Da han går inn for å booke for én person, finner han avtaler i april. Da han forsøker å lage en avtale for fem, er det ingen tilgjengelige avtaler fram til høsten.

— Det er ingen enkel sak å reise fram og tilbake til San Francisco, så avtalene måtte gjøres slik at vi kunne reise sammen, sier han.

Blir sendt til twitterkonto

For å gjøre historien kort: Hess forsøker å ta kontakt med VFS Global for å finne ut hvordan han kan forsikre seg om at de får avtale sammen. Kundesenteret sender ham videre til selskapets twitterkonto. Det blir starten på en lang rekke direktemeldinger til selskapet på Twitter i forsøk på å få svar. Khrono har sett disse meldingene.

Etter en måned uten å få svar på det han spør om, ender Hess opp med å lage fire ulike avtaler, en for hvert familiemedlem. Han lykkes med å få avtalene over en periode på tre dager.

Da de endelig kommer seg til San Francisco, er det allerede starten av juni. Da har de allerede rukket å kansellere en runde med flybilletter. På kontoret går det raskt, Hess sier de får en effektiv behandling. Da de kommer til den første avtalen, tar personen de møter imot papirene til alle fire. De kan puste lettet ut. For en stakket stund.

I siste halvdel av juni kommer først to av passene i posten. To dager senere kommer det tredje. En uke senere begynner Aaron Hess å bli nervøs. Hans pass har fortsatt ikke kommet. Det er tre uker igjen til avreise. Da han ringer det norske konsulatet i New York får han beskjed om at de sendte alle passene tilbake til VFS Global samtidig.

Fra det private selskapet gjentas én beskjed: «Just wait». Det er nå han begynner å jakte på muligheten for nødpass. Men til slutt kommer passet, og de kan sette seg på flyet til Bergen.

— Utrolig stressende

Hess anslår altså at han brukte et sted mellom 60 og 80 timer på å få levert dokumentene til VSF Global, som altså fungerer som et mellomledd for den norske staten. De sparte penger på at de kunne bo hos familie nær San Francisco, men han anslår at de har brukt 5-6000 kroner bare på å få levert dokumentene.

For andre er altså summen langt høyere. En forteller at hun brukte nær 14.000 kroner på å reise og oppholde seg tre dager i Chicago for å levere dokumenter til VFS Global, mer enn hundre mil hjemmefra.

Khrono har lest en rekke meldinger Fulbright Norge har mottatt de siste månedene, fra forskere og studenter som ber om hjelp. Mange av de samme tingene som Hess forteller om, går igjen.

En forteller at han i en uke har sjekket nettsiden til VFS Global i Washington DC 10-30 ganger om dagen uten å få opp mulige avtaler i kalenderen.

Andre forteller om kansellering av flybilletter, om avtaler på tidspunkt som gjør at de lurer på om de kommer seg til Norge tidsnok eller hvordan de bare enkelte dager klarer å logge seg inn.

— Denne prosessen er utrolig stressende, jeg har gjort alt jeg kan, skriver en.

Selger «fast-track»

Fra kontoret til Fulbright Norge forteller daglig leder Petter Næss at stipendmottakere er frustrerte over det han mener er en elendig service. Ifølge Næss rapporterer kolleger ved Fulbright-kontorer i andre europeiske land som bruker VFS Global om tilsvarende tilbakemeldinger.

— Er det meningen at det skal koste 14.000 kroner å få visum til Norge for en som må reise fra Wyoming til Chicago for å levere dokumenter? Hva er meningen, når man snakker så varmt om internasjonalisering, spør han.

Han viser til at det ikke er første gang outsourcing til private skaper problemer for reisende, og peker på den norske passkrisen, der det franske selskapet Thales, som leverer pass til Norge og flere andre land, fikk sitt pass påskrevet.

VFS Global er ingen liten aktør på dette markedet. Fra hovedkvarteret i Dubai styrer de ifølge sin egen nettside kontorer i 144 land og avtaler med myndigheter i 65 land.

Næss viser til at selskapet også har reklamerer med «premium-tjenester», for en raskere behandling.

— Der ser du hvilken kommersiell ånd som ligger bak dette, man nærmest oppfordrer folk til å betale penger for å komme først i køen. Det er også en ganske betenkelig side av dette, sier han.

Får feil informasjon

Som programansvarlig i Fulbright Norge har Rena Levin tatt imot de frustrerte meldingene. Hun forteller at elleve av de 31 selv har tatt kontakt, i tillegg har hun hørt flere historier muntlig. De fleste av dem kommer fra forskere.

— Det er flinke og godt utdannede folk, sier hun og spør hvordan dette er for folk som kanskje ikke står like sterkt. Levin understreker at de er en spesiell gruppe, og bare del av et langt større bilde.

Levin forteller om ikke bare mangelfull, men også feil informasjon til stipendmottakere fra VFS. En av dem skal ha fått beskjed om at hun kanskje burde snakke med advokat.

— Når de er likegyldige eller uvitende om detaljene for de enkelte landene, er det ekstra skummelt for de som har tenkt seg til Norge og vil gjøre alt riktig, sier hun.

Levin forteller også om en forsker i Alaska som skal ha bestemt seg for å korte ned det planlagte oppholdet i Norge til 88 dager, så han kunne komme inn som turist, for å slippe en dyr og vanskelig prosess med å få oppholdstillatelse.

— At noen forkorter et forskningsopphold sier mye om hvor tungt dette er for folk, sier hun.

Har fortsatt ikke fått oppholdstillatelse

Ifølge Næss og Levin ble søknadsprosessene enda mer krevende da VFS overtok dette arbeidet.

Hva angår Fulbrightprogrammet dekkes nærmere 70 prosent av stipendene av den norske staten. Styret for Fulbright Norge består fra norsk side av blant annet professorer ved norske universiteter og en direktør i Norges forskningsråd, med utenriksminister Anniken Huitfeldt som «honorary chair».

— Den norske staten går helhjertet inn for å hente internasjonale studenter og forskere fra Norge, også utenfor Fulbrightprogrammet, jeg kan ikke skjønne at det er i Norges interesse at de bruker et firma som skaper så mye problemer for mobilitet, sier Næss.

Alle de 31 som har kommet gjennom Fulbright, er nå i Norge. Det betyr ikke at de har fått oppholdstillatelse. Mens det går raskt for studentene, er det for forskere og studenter på ph.d.-nivå ifølge Levin omtrent fire måneders ventetid. Hun sier det er bare er en av forskerne deres, etter det hun vet, som har fått oppholdstillatelsen godkjent.

— Det er flere som skriver til meg nå og lurer på om de kan gjøre noe for å få fart i systemet, sier hun og forteller om en som måtte gi opp å komme seg til seremonien for å motta sin egen doktorgrad, fordi oppholdstillatelsen ikke var på plass. Hun forteller også om hvordan de betaler regninger for folk fordi de er uten norsk personnummer og mulighet til å åpne bankkonto.

Dette gjelder ikke bare forskere, i en rapport fra Osloregionen, basert på en spørreundersøkelse i 2021, ble det pekt på blant annet lang behandlingstid, problemer med å få personnummer og bankkonto for folk som kommer for å jobbe i Norge.

Uten svar fra VFS

Khrono har kontaktet VFS Global med spørsmål om hvordan de ser på kritikken som har kommet fra forskere og studenter på vei til Norge. De har ikke besvart henvendelsen.

Allerede i midten av august sendte vi spørsmål til Utenriksdepartementet om når avtalene med VFS Global ble inngått, hvorfor og verdien på dem. Vi får svar først etter at denne saken er publisert. Pressetalsperson Mariken Brusgaard Harbitz skriver i en e-post til Khrono at UD i 2014 inngikk fire regionale rammeavtaler med VFS om mottak av søknader om visum og oppholdstillatelse.

— Tjenesteutsettingen har bidratt til at stasjonene får frigjort kapasitet til saksbehandling av søknader. Den har også mange steder gjort det enklere for søkere å få levert søknader på grunn av flere søknadssteder og mer fleksible åpningstider, skriver Harbitz. Hvilke steder det er snakk om opplyses det ikke om.

For USAs del startet det høsten 2015. Ifølge Harbitz opphørte muligheten for å levere søknad ved honorære utenriksstasjoner da det ble innført obligatorisk biometriopptak for alle som søker oppholdstillatelse fra 16. april 2021. Nå må alle søkere levere søknaden sin hos VFS.

Harbitz understreker at VFS gjør administrative oppgaver, søknader og pass sendes til generalkonsulatet i New York for behandling, avgjørelsen tas der eller av UDI.

På spørsmål om hvordan de ser på det forskerne forteller, svarer Harbitz dette:

— Vi er klar over at det i sommer har vært noen kapasitetsutfordringer hos VFS i USA, og har forståelse for at dette oppleves som utfordrende for de som søker. Det er blitt tatt opp med VFS og situasjonen har bedret seg utover sommeren.

UD svarer ikke på hva som er verdien av disse avtalene.

Saken er oppdatert fredag 23. september med kommentarer fra Utenriksdepartementet.